Wanneer doe je een aanvraag of een melding via het evenementenloket?
- Wanneer het volledige evenement of een gedeelte ervan plaatsvindt op het openbaar domein.
- Wanneer je muziek wil spelen, luider dan 85 decibel (tenzij de zaal Vlarem vergund is).
- Wanneer je een straat, plein, parking tijdelijk wenst af te sluiten of parkeervrij wil maken.
- Wanneer je vuur wil gebruiken.
- Wanneer het gaat om een buurt-, straat- of schoolfeest.
- Wanneer het gaat om een publieke fuif (zowel binnen als buiten).
- Wanneer het gaat om een evenement met een politieke of religieuze insteek.
- Wanneer het gaat om (commerciële) promotie of verkoop op de openbare weg.
- Wanneer je activiteit plaatsvindt in een lokaal of gebouw dat gebruikt wordt voor een ander doel dan waarvoor de vergunning verleend werd.
Waarom doe je een aanvraag?
- Een evenement organiseren vraagt een goede voorbereiding en planning. Ben je wel in orde met de wetgeving en het politiereglement? Wat moet je doen om met de algemene veiligheid, brandveiligheid, verzekeringen, … in orde te zijn? Door het formulier in te vullen overloop je voor jezelf nog eens een aantal mogelijke valkuilen
- Door de aanvraag in het evenementenloket worden alle gemeentelijke diensten, brandweer en politie op de hoogte gebracht en -indien nodig- om advies gevraagd.
- Door je aanvraag kunnen we ook nagaan of je evenement niet gehinderd wordt door andere evenementen of eventuele (weg)werkzaamheden.
- Vindt jouw evenement plaats op het openbaar domein? Dan wordt die inname van openbaar domein tijdens je evenementenaanvraag mee behandeld.
Aanvraagtermijn
Dit type evenement vraag je minimum 10 werkdagen op voorhand aan:
- Promo/Verkoop op openbare weg
Dit type evenement vraag je minimum 30 werkdagen op voorhand aan:
- Buurtfeest/Straatfeest/Schoolfeest/Eetfestijn/Receptie
- Kleine fuif/Bal/Concert/Muziekfestival/Theater (<800 deelnemers)
- Zomerbar/Winterbar/café-avond
- Fotoshoot of filmopname op openbaar domein
- Sportevenement (uitgezonderd wielerwedstrijden)
- Verhuur terreinen/lokalen vereniging
- Speelstraat
Dit type evenement vraag je minimum 60 werkdagen op voorhand aan:
- Grote fuif/Bal/Concert/Muziekfestival/Theater (>800 deelnemers)
- Rommelmarkt/Garageverkoop/Beurs/Occasionele markt/Braderij
- Stoet, optocht, doortocht op openbare weg
Dit type evenement vraag je minimum 70 werkdagen op voorhand aan:
- Wielerwedstrijd (opgelet hiervoor doe je bij elke doorkomstgemeente apart een aanvraag en laad je een GPX bestand op)
Hoe dien je een aanvraag in?
De aanvraag gebeurt online via het evenementenloket.
(Je opent de toepassing in google Chrome of Edge)
Maak een account aan
Let op - Maak maximum één account aan per vereniging, voor een optimaal gebruik van de toepassing.
Start je aanvraag
Kies het type evenement en doorloop het aanvraagformulier
- Op enkele plaatsen in de aanvraag kan je bestanden toevoegen. Gelieve hier zoveel mogelijk gebruik van te maken om een zo volledig mogelijk beeld te krijgen van het evenement.
- Wanneer je een evenement organiseert en je plaatst tijdelijke constructies zoals een tent, een partytent, eetkraam, EHBO, opblaasbare structuren, nooduitgangen, enz. , dan moet je een inplantingsplan indienen tijdens je evenementenaanvraag.
- Op de laatste pagina van het aanvraagformulier vink je beide vakjes m.b.t. de algemene voorwaarden en contactinfo aan. Druk op ‘verzend’ en je aanvraag is ingediend.
In behandeling
Na het indienen van je aanvraag ontvang je via mail:
- Een bevestiging van indiening
- Een eventuele vraag tot bijkomende informatie
- Een vergunning van het evenement na goedkeuring door burgemeester
- Een weigering na negatief advies van politie, burgemeester of brandweer
Heb je nog vragen?
Verdere tips & tricks rond het organiseren van je evenement vind je op de pagina Eerste hulp bij organiseren.